Bedrijfssecretariaat: pijler van corporate governance op Mauritius
Bedrijfssecretariaat is een van de meest essentiële diensten voor elke vennootschap die actief is op Mauritius. Het vormt de schakel tussen de vennootschap, haar bestuurders, de toezichthouders en de aandeelhouders. Op Mauritius wordt de rol van de company secretary vastgelegd door de Companies Act 2001 (Sections 170-175), terwijl de registered agent wordt geregeld door de Financial Services Act 2007 voor Global Business-entiteiten. Deze dienst is met name onmisbaar voor vennootschappen die gebruikmaken van een vestigingsadres op Mauritius.
Voor de 20.000+ GBC-vennootschappen gevestigd op Mauritius is bedrijfssecretariaat onlosmakelijk verbonden met het beheer van de licentie, de naleving van regelgeving en het respecteren van de vereisten inzake economische substantie. Een gebrekkig secretariaat kan leiden tot sancties van de FSC, of zelfs tot intrekking van de GBL-licentie.
Diensten van de company secretary
Bijhouden van de statutaire registers
De company secretary is verantwoordelijk voor het bijhouden en actualiseren van alle verplichte registers krachtens de Companies Act 2001:
- Register van aandeelhouders (Section 89) — Gegevens van elke aandeelhouder, aantal en categorie aandelen, data van verwerving en overdracht, betaalde vergoeding
- Register van bestuurders en secretarissen (Section 139) — Volledige identiteit, woonadres, datum van benoeming en beëindiging, kwalificaties
- Register van bezwaringen (Section 100) — Hypotheken, pandrechten en zekerheden op de activa van de vennootschap, gegevens van schuldeisers
- Register van uiteindelijke begunstigden — Identificatie van de Ultimate Beneficial Owners (UBO) conform de FIAMLA en de FSC-vereisten
- Register van belangen van bestuurders (Section 145) — Verklaringen van belangen bij transacties van de vennootschap
- Minutes book — Chronologisch overzicht van alle notulen van vergaderingen en resoluties
Organisatie van vergaderingen
Jaarlijkse algemene vergaderingen (AGM)
Oproepingen binnen de wettelijke termijnen (21 dagen), voorbereiding van de agenda, opstellen van gewone en buitengewone resoluties, houden van de stemming, opstellen en archiveren van de notulen.
Boardvergaderingen
Logistieke organisatie (zaal, videoconferentie), voorbereiding van documenten en directiepakketten, opstellen van gedetailleerde notulen die de op Mauritius genomen beslissingen documenteren.
Buitengewone vergaderingen (EGM)
Bij strategische beslissingen: kapitaalverhoging, statutenwijziging, fusie-overname, liquidatie. Oproeping, documentatie en registratie conform de Companies Act.
Schriftelijke resoluties
Voorbereiding, verspreiding voor ondertekening en archivering van written resolutions. Voor GBC's mogen schriftelijke resoluties niet de meerderheid van de besluitvorming uitmaken (economische substantie).
Reglementaire deponeringen
De company secretary zorgt voor de tijdige indiening van alle door de Companies Act en de FSC vereiste documenten:
| Document | Bestemmeling | Frequentie / Termijn | Sanctie bij vertraging |
|---|---|---|---|
| Annual Return (Section 221) | Registrar of Companies | Jaarlijks (binnen 28 dagen na de AGM) | Boete + mogelijke schrapping |
| Geauditeerde jaarrekeningen | Registrar + FSC (GBC) | Jaarlijks (6 maanden na afsluiting) | Boete + schorsing GBL-licentie |
| Kennisgeving wijziging bestuurders | Registrar + FSC | Binnen 14 dagen | Boete |
| Kennisgeving wijziging aandeelhouders | Registrar + FSC | Binnen 14 dagen | Boete |
| Wijziging van de statuten | Registrar | Binnen 14 dagen | Boete |
| Verklaring van economische substantie | FSC | Jaarlijks | Schorsing / intrekking licentie |
| Belastingaangifte (Income Tax) | MRA | Jaarlijks | Fiscale boetes |
Diensten van registered agent (GBC)
Voor vennootschappen met een Global Business Licence (GBL) speelt de registered agent een kritieke reglementaire rol als exclusieve schakel met de FSC. Alleen een erkende Management Company mag deze functie uitoefenen.
- Aanvraag en verlenging van de GBL-licentie — Voorbereiding van het dossier, indiening bij de FSC, opvolging van het proces
- Doorlopende due diligence — KYC/AML op aandeelhouders, bestuurders en uiteindelijke begunstigden, met actualisering bij elke wijziging
- FSC-rapportage — Jaarverslagen, substantieverklaringen, kennisgevingen van significante wijzigingen
- Reglementaire opvolging — Volgen van wetgevende ontwikkelingen (wijzigingen van de Financial Services Act, FSC Rules) en proactieve aanpassing van de compliance
- Tax Residency Certificate (TRC) — Aanvraag en verkrijging van het fiscale woonplaatscertificaat bij de MRA, onmisbaar om een beroep te doen op belastingverdragen
- Coördinatie met auditors en banken — Facilitering van de jaarlijkse processen, doorgeven van vereiste documenten
Wettelijke verplichting: Krachtens de Financial Services Act 2007 moet elke GBC-vennootschap verplicht een erkende Management Company aanwijzen als registered agent. Het terugtrekken of ontslag nemen van de registered agent leidt automatisch tot de schorsing van de GBL-licentie indien niet snel in een vervanging wordt voorzien.
Diensten van ingezeten bestuurders
GBC-vennootschappen moeten beschikken over ten minste twee op Mauritius ingezeten bestuurders (gekwalificeerde natuurlijke personen). Dit is geen loutere formaliteit — de FSC verwacht dat de bestuurders betrokken zijn bij het beheer en de besluitvorming van de vennootschap.
- Benoeming van gekwalificeerde en ervaren bestuurders (financiële, juridische of sectorale profielen)
- Actieve deelname aan boardvergaderingen op Mauritius (minstens 4/jaar aanbevolen)
- Beoordeling en goedkeuring van strategische beslissingen: investeringen, belangrijke contracten, budgetten
- Opvolging van de economische substantie van de entiteit en van de naleving van de FSC-vereisten
- Ondertekening van documenten die goedkeuring van het board vereisen: bankresoluties, contracten, verklaringen
- Fiduciaire verantwoordelijkheid — Bestuurders dragen een persoonlijke verantwoordelijkheid en moeten de activiteit van de vennootschap begrijpen
Bijzondere verrichtingen
Naast de terugkerende diensten beheert ons team voor bedrijfssecretariaat ook de uitzonderlijke gebeurtenissen in het leven van een vennootschap:
Oprichting van een vennootschap
Snelle oprichting (24-48u), opstellen van op maat gemaakte statuten (constitution), registratie bij de Registrar, verkrijging van het BRN (Business Registration Number). Ontdek het volledige oprichtingsproces.
Kapitaalverhoging
Uitgifte van nieuwe aandelen (gewone, preferente), actualisering van de registers, kennisgeving aan de Registrar en de FSC, opstellen van resoluties.
Herstructurering
Fusies (amalgamations), splitsingen, overdrachten van aandelen, groepsreorganisaties. Opstellen van documentatie, verkrijgen van goedkeuringen, coördinatie met adviseurs.
Liquidatie & beëindiging
Ordentelijke ontbinding (voluntary winding up), schrapping uit de registers, verdeling van activa aan aandeelhouders. Coördinatie met de liquidateur en de schuldeisers.
Re-domiciliëring
Voortzetting van een vennootschap vanuit een buitenlands rechtsgebied naar Mauritius (inward continuation) of vanuit Mauritius (outward continuation). Procedure geregeld door de Companies Act.
Certificering van documenten
Apostille, notarisatie, legalisatie van documenten voor gebruik in het buitenland. Coördinatie met de Registrar General en de consulaire autoriteiten.
Indicatieve tarieven
| Dienst | Indicatief jaarlijks tarief (USD) |
|---|---|
| Company secretary + registered agent (eenvoudige GBC) | 3.000 - 5.000 |
| Company secretary + registered agent (complexe GBC) | 5.000 - 15.000 |
| Binnenlandse vennootschap (niet-GBC) | 1.500 - 3.000 |
| Ingezeten bestuurder (per bestuurder) | 3.000 - 8.000 |
| Statutaire zetel (registered office) | 1.000 - 2.000 |
| Oprichting + GBL-licentie (eenmalig) | 3.000 - 8.000 |
Onze expertise
Ons team voor bedrijfssecretariaat combineert grondige kennis van de Companies Act 2001, de Financial Services Act 2007 en de FSC-vereisten met een proactieve aanpak van compliance. Wij beperken ons niet tot het reageren op deadlines — wij anticiperen op behoeften en voorkomen risico's.
- Een rigoureuze opvolging van reglementaire deadlines met geautomatiseerd waarschuwingssysteem, met name de jaarlijkse fiscale verplichtingen
- Een transparante communicatie met bestuurders en aandeelhouders via regelmatige rapportages
- Een continue reglementaire opvolging om wetgevende wijzigingen te anticiperen en de compliance aan te passen
- Een responsieve dienstverlening voor dringende verrichtingen (resoluties, certificeringen, kennisgevingen)
- Een multi-jurisdictionele expertise voor groepsstructuren met meerdere landen
Vertrouw ons uw bedrijfssecretariaat toe
Een kwaliteitsvol bedrijfssecretariaat is de basis van een solide corporate governance en een onberispelijke compliance. Ons team garandeert een professionele, proactieve dienstverlening die voldoet aan de hoogste normen.