Domiciliëring: een wettelijke verplichting
Elk bedrijf dat op het eiland Mauritius wordt geregistreerd, moet beschikken over een maatschappelijke zetel (registered office) op het grondgebied. Deze verplichting is vastgelegd in de Companies Act 2001 (Section 186) en vormt een essentiële voorwaarde voor het behoud van de registratie bij de Registrar of Companies en de door de FSC afgegeven licentie.
De domiciliëring vervult verschillende essentiële functies:
- Officieel adres: plaats van kennisgeving van juridische en administratieve correspondentie (FSC, MRA, rechtbanken)
- Zetel van het bedrijf: adres dat vermeld staat op officiële documenten, facturen, contracten en commerciële correspondentie
- Bewaring van registers: plaats waar de statutaire registers worden bewaard (register van bestuurders, aandeelhouders, lasten)
- Economische substantie: bewijselement van de daadwerkelijke aanwezigheid van het bedrijf in Mauritius
Vereisten voor economische substantie
Sinds de hervorming van 2019 zijn de vereisten voor economische substantie aanzienlijk aangescherpt voor bedrijven met een Global Business Licence. Deze vereisten, in overeenstemming met de aanbevelingen van de OESO (Actiepunt 5 BEPS inzake schadelijke belastingpraktijken), zijn erop gericht aan te tonen dat het bedrijf daadwerkelijk vanuit Mauritius wordt beheerd en geen louter doorstromingsvehikel is. Voor begeleiding bij het naleven van deze eisen ontdekt u onze oplossingen voor vereisten voor economische substantie.
Vereisten voor GBC's
| Substantiecriterium | Vereiste | Detail |
|---|---|---|
| Ingezeten bestuurders | Minimaal 2 | Fiscaal inwoner van Mauritius, met passende kwalificatie en ervaring |
| Maatschappelijke zetel | Fysiek adres in Mauritius | Kantoren van de management company of eigen kantoor |
| Bestuursvergaderingen | Gehouden in Mauritius | Meerderheidsdeelname vanuit Mauritius, notulen lokaal bewaard |
| Personeel | Gekwalificeerde medewerkers | Aantal en kwalificatie in verhouding tot de aard en het volume van de activiteit |
| Boekhouding | Gevoerd in Mauritius | Boekhoudkundige boeken en statutaire documenten lokaal bewaard |
| Bankrekening | Operationele rekening | Bij een Mauritiaanse bank, met reële transacties |
| Lokale uitgaven | Proportioneel | Uitgavenniveau in overeenstemming met de activiteit en inkomsten |
| Strategische beslissingen | Genomen in Mauritius | Beheer-, investerings- en desinvesteringsbeslissingen gedocumenteerd |
Vereisten voor AC's
De substantievereisten voor Authorised Companies zijn aanzienlijk versoepeld:
- Geen verplichte ingezeten bestuurders
- Geregistreerde agent (door de FSC erkende management company) verplicht, woonachtig in Mauritius
- Correspondentieadres in Mauritius (bij de geregistreerde agent)
- Handhaving van adequate boekhoudkundige registers
- Geen verplichting tot lokaal personeel of vergaderingen in Mauritius
Substantieniveaus naargelang de activiteit
De FSC beoordeelt de economische substantie op een wijze die evenredig is aan de activiteit van het bedrijf. De vereisten variëren dus naargelang de aard en het volume van de activiteiten:
| Type activiteit | Verwacht substantieniveau | Concrete voorbeelden |
|---|---|---|
| Zuivere holding | Matig | 2 ingezeten bestuurders, driemaandelijkse vergaderingen, gedocumenteerde investeringsbeslissingen |
| Internationale handel | Matig tot hoog | Commercieel personeel, contractbeheer vanuit Mauritius, lokale geldstromen |
| Financiële diensten | Hoog | Gekwalificeerd personeel, compliance officer, IT-infrastructuur, geschikte kantoren |
| Advies en management | Matig | Ingezeten of missieconsultants, klantvergaderingen, rapporten opgesteld in Mauritius |
| Fondsbeheer | Hoog | Ingezeten beheerders, analist, risk officer, tradinginfrastructuur |
| Intellectueel eigendom | Matig tot hoog | R&D- of IP-beheerpersoneel, licentiebeslissingen vanuit Mauritius |
Proportionaliteitsbeginsel: de FSC eist niet hetzelfde substantieniveau voor een zuivere holding met enkele deelnemingen als voor een handelsonderneming met honderden maandelijkse transacties. Essentieel is de samenhang tussen het substantieniveau en de opgegeven activiteit.
Domiciliëringsoplossingen
Bij de management company
Meest gangbare en economische oplossing (300-1.500 USD/jaar, vaak inbegrepen in het pakket). Professioneel adres, postontvangst, toegang tot vergaderzalen, bewaring van registers.
Virtueel kantoor
Zichtbaardere aanwezigheid (100-500 USD/maand). Prestigieus adres (Ebene, Port-Louis), eigen telefoonlijn, ontvangst en doorsturen van post, incidentele toegang tot werkruimtes.
Coworking
Regelmatige werkruimte (200-800 USD/maand per werkplek). Breedbandinternet, printer, vergaderzalen, receptiediensten. Flexibiliteit qua looptijd.
Privékantoor
Aanzienlijke operationele activiteit (500-2.000+ USD/maand). Onafhankelijk kantoor, aanpasbare ruimte, beveiliging, parkeergelegenheid. Locaties: Ebene Cybercity, Port-Louis, Moka Smart City.
Zakelijke zones in Mauritius
| Zone | Kenmerken | Geschikt voor |
|---|---|---|
| Ebene Cybercity | Technologisch en financieel hub, moderne gebouwen, glasvezel | IT, financiële diensten, fondsen, fintech |
| Port-Louis | Hoofdstad, historisch zakencentrum, nabijheid van banken en rechtbanken | Handel, holding, professionele diensten, juridisch |
| Moka Smart City | Nieuw zakelijk centrum, premium omgeving, moderne infrastructuur | Techbedrijven, start-ups, corporate hoofdkantoren |
| Quatre Bornes / Rose Hill | Stedelijk centrum, matige kosten, goede bereikbaarheid | Mkb, consultants, back-office, BPO |
Rol van de ingezeten bestuurders
De ingezeten bestuurders vormen een pijler van de economische substantie voor GBC's. De FSC eist minimaal 2 bestuurders die fiscaal inwoner zijn van Mauritius, met relevante ervaring en kwalificaties voor het beheer van het bedrijf.
Hun verantwoordelijkheden omvatten:
- Actieve deelname aan de vergaderingen van de raad van bestuur (gehouden in Mauritius)
- Het nemen van strategische beslissingen vanuit Mauritius (investeringen, desinvesteringen, belangrijke contracten)
- Toezicht op het dagelijkse beheer van het bedrijf
- Ondertekening van officiële documenten, resoluties en reglementaire rapporten
- Relatie met de autoriteiten (FSC, MRA, Registrar)
- Toezicht op AML/CFT-naleving
De management company levert doorgaans de ingezeten bestuurders in het kader van haar diensten. Deze bestuurders zijn ervaren professionals (accountants, advocaten, fondsbeheerders), vertrouwd met de Mauritiaanse regelgevingsvereisten.
Kwaliteitsbestuurders: de FSC verwacht van ingezeten bestuurders dat zij daadwerkelijk betrokken zijn bij het beheer van het bedrijf, en geen louter passieve "nominees" zijn. De notulen van de vergaderingen moeten inhoudelijke discussies en werkelijke beslissingen weerspiegelen.
Controle van de substantie door de FSC
De FSC voert regelmatige controles uit van de economische substantie van GBC's:
- Jaarlijkse vragenlijst: elke GBC moet een gedetailleerde vragenlijst over haar economische substantie beantwoorden in het kader van de jaarlijkse rapportage
- Inspecties ter plaatse: de FSC kan onaangekondigde bezoeken uitvoeren in de kantoren van de management company of het bedrijf
- Analyse van geldstromen: de FSC onderzoekt de financiële stromen om de samenhang met de opgegeven activiteit te verifiëren
- Gesprekken: de ingezeten bestuurders kunnen worden opgeroepen om het beheer en de strategie van het bedrijf te bespreken
Gevolgen van onvoldoende substantie
Het niet naleven van de substantievereisten kan leiden tot progressieve sancties:
- Verzoek om corrigerende maatregelen binnen een door de FSC opgelegde termijn
- Oplegging van aanvullende voorwaarden aan de licentie (extra personeel, minimale uitgaven)
- Schorsing van de FSC-licentie (tijdelijk verbod om activiteiten uit te oefenen)
- Intrekking van de licentie en definitief verlies van de gunstige fiscale status
- Onmogelijkheid om het fiscaal woonplaatscertificaat (TRC) te verkrijgen of te vernieuwen
Beste praktijken voor substantie
- Documenteer uw beslissingen: bewaar gedetailleerde notulen van alle bestuursvergaderingen, met vermelding van plaats, datum, deelnemers en genomen beslissingen
- Betrek uw ingezeten bestuurders: zorg ervoor dat zij daadwerkelijk deelnemen aan de strategische beslissingen en niet louter ondertekenaars zijn
- Handhaaf lokale bankactiviteit: gebruik uw Mauritiaanse rekening voor operationele transacties, niet uitsluitend als doorstroomrekening
- Geef lokaal uit: uitgaven in verhouding tot uw activiteit (managementvergoedingen, huur, professionele diensten, verzekeringen) versterken de substantie
- Bewaar bewijsstukken: facturen, contracten, e-mails, agenda's van vergaderingen, vliegtickets van bestuurders, elk document dat de activiteit in Mauritius aantoont
- Pas uw substantie aan uw groei aan: als uw activiteit zich ontwikkelt, versterk dan uw lokale aanwezigheid dienovereenkomstig (personeel, kantoren, uitgaven)
De gepresenteerde informatie wordt louter ter indicatie verstrekt. De vereisten voor economische substantie worden door de FSC proportioneel geïnterpreteerd en kunnen evolueren met de internationale standaarden. Raadpleeg uw management company of een gespecialiseerd adviseur voor een beoordeling van uw specifieke verplichtingen.