Das Unternehmenssekretariat: Grundpfeiler der Governance auf Mauritius
Das Unternehmenssekretariat ist eine der wesentlichsten Dienstleistungen für jede auf Mauritius tätige Gesellschaft. Es stellt die Verbindung zwischen der Gesellschaft, ihren Führungskräften, den Aufsichtsbehörden und den Aktionären her. Auf Mauritius wird die Rolle des Company Secretary durch den Companies Act 2001 (Sections 170-175) definiert, während der Registered Agent für Global-Business-Einheiten durch den Financial Services Act 2007 geregelt wird. Diese Dienstleistung ist insbesondere für Gesellschaften unverzichtbar, die eine Firmensitz-Domizilierung auf Mauritius in Anspruch nehmen.
Für die über 20.000 GBC-Gesellschaften, die auf Mauritius domiziliert sind, ist das Unternehmenssekretariat untrennbar mit der Verwaltung der Lizenz, der regulatorischen Compliance und der Einhaltung der Anforderungen an die wirtschaftliche Substanz verbunden. Ein mangelhaftes Sekretariat kann Sanktionen der FSC nach sich ziehen, bis hin zum Widerruf der GBL-Lizenz.
Dienstleistungen des Company Secretary
Führung der statutarischen Register
Der Company Secretary ist verantwortlich für die Führung und Aktualisierung sämtlicher gemäß dem Companies Act 2001 vorgeschriebenen Register:
- Aktionärsregister (Section 89) — Angaben zu jedem Aktionär, Anzahl und Kategorie der Aktien, Erwerbs- und Übertragungsdaten, gezahlte Gegenleistung
- Register der Direktoren und Sekretäre (Section 139) — Vollständige Identität, Wohnadresse, Datum der Bestellung und Beendigung, Qualifikationen
- Lastenregister (Section 100) — Hypotheken, Verpfändungen und Sicherheiten, die auf den Vermögenswerten der Gesellschaft lasten, Angaben zu den Gläubigern
- Register der wirtschaftlich Berechtigten — Identifizierung der Ultimate Beneficial Owners (UBO) gemäß dem FIAMLA und den FSC-Anforderungen
- Register der Interessen der Direktoren (Section 145) — Erklärungen von Interessen bei Transaktionen der Gesellschaft
- Minutes Book — Chronologische Sammlung sämtlicher Sitzungsprotokolle und Beschlüsse
Organisation der Sitzungen
Jährliche Hauptversammlungen (AGM)
Einberufung innerhalb der gesetzlichen Fristen (21 Tage), Vorbereitung der Tagesordnung, Abfassung der ordentlichen und außerordentlichen Beschlüsse, Durchführung der Abstimmung, Abfassung und Ablage der Protokolle.
Board-Sitzungen
Logistische Organisation (Raum, Videokonferenz), Vorbereitung der Unterlagen und Direktoren-Mappen, Abfassung der detaillierten Protokolle zur Dokumentation der auf Mauritius getroffenen Entscheidungen.
Außerordentliche Sitzungen (EGM)
Bei strategischen Entscheidungen: Kapitalerhöhung, Satzungsänderung, Fusion-Übernahme, Liquidation. Einberufung, Dokumentation und Registrierung gemäß dem Companies Act.
Schriftliche Beschlüsse
Vorbereitung, Zirkulation zur Unterzeichnung und Ablage der Written Resolutions. Bei GBC dürfen schriftliche Beschlüsse nicht die Mehrheit der Entscheidungsfindung ausmachen (wirtschaftliche Substanz).
Behördliche Einreichungen
Der Company Secretary stellt die fristgerechte Einreichung aller vom Companies Act und der FSC geforderten Dokumente sicher:
| Dokument | Empfänger | Häufigkeit / Frist | Sanktion bei Verzug |
|---|---|---|---|
| Annual Return (Section 221) | Registrar of Companies | Jährlich (innerhalb von 28 Tagen nach der AGM) | Geldstrafe + mögliche Löschung |
| Geprüfte Jahresabschlüsse | Registrar + FSC (GBC) | Jährlich (6 Monate nach Abschluss) | Geldstrafe + Aussetzung der GBL-Lizenz |
| Meldung von Direktorenwechseln | Registrar + FSC | Innerhalb von 14 Tagen | Geldstrafe |
| Meldung von Aktionärswechseln | Registrar + FSC | Innerhalb von 14 Tagen | Geldstrafe |
| Änderung der Satzung | Registrar | Innerhalb von 14 Tagen | Geldstrafe |
| Erklärung zur wirtschaftlichen Substanz | FSC | Jährlich | Aussetzung / Widerruf der Lizenz |
| Steuererklärung (Income Tax) | MRA | Jährlich | Steuerliche Strafen |
Dienstleistungen des Registered Agent (GBC)
Für Gesellschaften, die eine Global Business Licence (GBL) halten, spielt der Registered Agent als exklusive Schnittstelle zur FSC eine entscheidende regulatorische Rolle. Diese Funktion darf ausschließlich von einer zugelassenen Management Company ausgeübt werden.
- Beantragung und Verlängerung der GBL-Lizenz — Vorbereitung der Unterlagen, Einreichung bei der FSC, Verfolgung des Verfahrens
- Laufende Due Diligence — KYC/AML für Aktionäre, Direktoren und wirtschaftlich Berechtigte, mit Aktualisierung bei jeder Änderung
- FSC-Reporting — Jahresberichte, Substanzerklärungen, Meldungen wesentlicher Änderungen
- Regulatorische Beobachtung — Verfolgung gesetzlicher Entwicklungen (Änderungen des Financial Services Act, FSC Rules) und proaktive Anpassung der Compliance
- Tax Residency Certificate (TRC) — Beantragung und Erlangung der Steueransässigkeitsbescheinigung bei der MRA, unverzichtbar zur Inanspruchnahme von Doppelbesteuerungsabkommen
- Koordination mit Wirtschaftsprüfern und Banken — Erleichterung der jährlichen Verfahren, Übermittlung der erforderlichen Dokumente
Gesetzliche Verpflichtung: Gemäß dem Financial Services Act 2007 muss jede GBC-Gesellschaft zwingend eine zugelassene Management Company als Registered Agent benennen. Der Rücktritt oder die Kündigung des Registered Agent führt automatisch zur Aussetzung der GBL-Lizenz, wenn nicht rasch ein Ersatz gefunden wird.
Dienstleistungen für ansässige Direktoren
GBC-Gesellschaften müssen über mindestens zwei auf Mauritius ansässige Direktoren (qualifizierte natürliche Personen) verfügen. Dies ist keine bloße Formalität — die FSC erwartet, dass die Direktoren aktiv in die Geschäftsführung und Entscheidungsfindung der Gesellschaft eingebunden sind.
- Bestellung qualifizierter und erfahrener Direktoren (Finanz-, Rechts- oder Branchenprofile)
- Aktive Teilnahme an den Board-Sitzungen auf Mauritius (mindestens 4/Jahr empfohlen)
- Überprüfung und Genehmigung strategischer Entscheidungen: Investitionen, wichtige Verträge, Budgets
- Überwachung der wirtschaftlichen Substanz der Einheit und der Einhaltung der FSC-Anforderungen
- Unterzeichnung von Dokumenten, die eine Genehmigung des Boards erfordern: Bankbeschlüsse, Verträge, Erklärungen
- Treuhänderische Verantwortung — Die Direktoren übernehmen eine persönliche Verantwortung und müssen die Tätigkeit der Gesellschaft verstehen
Sonderoperationen
Über die wiederkehrenden Dienstleistungen hinaus betreut unser Team des Unternehmenssekretariats die außergewöhnlichen Vorgänge im Leben einer Gesellschaft:
Gesellschaftsgründung
Schnelle Gründung (24-48 Stunden), Abfassung individueller Satzungen (Constitution), Eintragung beim Registrar, Erlangung der BRN (Business Registration Number). Entdecken Sie den vollständigen Gründungsprozess.
Kapitalerhöhung
Ausgabe neuer Aktien (Stamm- und Vorzugsaktien), Aktualisierung der Register, Meldung an den Registrar und die FSC, Abfassung der Beschlüsse.
Umstrukturierung
Fusionen (Amalgamations), Abspaltungen, Aktienübertragungen, Konzernreorganisationen. Abfassung der Dokumentation, Einholung der Genehmigungen, Koordination mit den Beratern.
Liquidation & Beendigung
Geordnete Auflösung (Voluntary Winding Up), Löschung aus den Registern, Verteilung der Vermögenswerte an die Aktionäre. Koordination mit dem Liquidator und den Gläubigern.
Re-Domizilierung
Fortführung einer Gesellschaft aus einer ausländischen Jurisdiktion nach Mauritius (Inward Continuation) oder von Mauritius aus (Outward Continuation). Verfahren gemäß dem Companies Act.
Dokumentenbeglaubigung
Apostille, Notarisierung, Legalisierung von Dokumenten zur Verwendung im Ausland. Koordination mit dem Registrar General und den konsularischen Behörden.
Indikative Preisgestaltung
| Dienstleistung | Indikativer Jahrestarif (USD) |
|---|---|
| Company Secretary + Registered Agent (einfache GBC) | 3.000 - 5.000 |
| Company Secretary + Registered Agent (komplexe GBC) | 5.000 - 15.000 |
| Inländische Gesellschaft (Non-GBC) | 1.500 - 3.000 |
| Ansässiger Direktor (pro Direktor) | 3.000 - 8.000 |
| Sitzgesellschaft (Registered Office) | 1.000 - 2.000 |
| Gründung + GBL-Lizenz (einmalig) | 3.000 - 8.000 |
Unsere Expertise
Unser Team des Unternehmenssekretariats verbindet fundierte Kenntnisse des Companies Act 2001, des Financial Services Act 2007 und der FSC-Anforderungen mit einem proaktiven Compliance-Ansatz. Wir beschränken uns nicht darauf, auf Fristen zu reagieren — wir antizipieren Bedürfnisse und beugen Risiken vor.
- Eine strenge Überwachung der regulatorischen Fristen mit automatisiertem Alarmsystem, insbesondere der jährlichen steuerlichen Pflichten
- Eine transparente Kommunikation mit den Direktoren und Aktionären durch regelmäßige Berichte
- Eine kontinuierliche regulatorische Beobachtung, um gesetzliche Änderungen zu antizipieren und die Compliance anzupassen
- Einen reaktionsschnellen Service für dringende Vorgänge (Beschlüsse, Beglaubigungen, Meldungen)
- Eine multi-jurisdiktionale Expertise für Konzernstrukturen mit mehreren Ländern
Vertrauen Sie uns Ihr Unternehmenssekretariat an
Ein qualitativ hochwertiges Unternehmenssekretariat ist das Fundament einer soliden Governance und einer einwandfreien Compliance. Unser Team gewährleistet einen professionellen, proaktiven und den höchsten Standards entsprechenden Service.